Dienstleistungen Fachstelle, Rahmenbedingungen für Mini-Tender und Verpflichtungen abrufende Verwaltungseinheit

Die Fachstelle Informationstechnologien im öffentlichen Beschaffungswesen führt bundesweite WTO-Ausschreibungen für IKT-Dienstleistungen durch. Sie stellt ihr Portfolio allen Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung zur Verfügung. Das Portfolio besteht aus unterschiedlichen Rahmenverträgen, welche den Verwaltungseinheiten als beschaffungsrechtliche Grundlage dienen. Die Abrufe aus den Rahmenverträgen (sogenannte Mini-Tender) werden von den Verwaltungseinheiten digital in der MTM-Applikation beantragt und durchgeführt. Die Fachstelle prüft die Anträge, macht Verbesserungsvorschläge und gibt die Anträge abschliessend frei. Bei Bedarf steht sie den Verwaltungseinheiten bei der Aufsetzung des Abrufverfahrens sowie bei Formulierungen im Lastenheft und der Kriterien gerne beratend zur Verfügung bevor ein Mini-Tender eingereicht wird. Folgendes Video erläutert, wie Mini-Tender aus Rahmenverträgen der Fachstelle über MTM abgewickelt werden.

Weiter stellt die Fachstelle die Kontingentsverwaltung der Rahmenverträge für Aufgaben im Bereich Controlling sicher.

Wichtig für die Fachstelle ist der Kontakt mit den Bedarfsträgern aus den Verwaltungseinheiten sowie dem Anbietermarkt. Die aktuellen Bedürfnisse für IKT-Dienstleistungen werden aufgenommen, gebündelt und bei genügend Nachfrage in Zusammenarbeit mit dem Bundesamt für Bauten und Logistik BBL öffentlich ausgeschrieben.

Die Fachstelle legt für den Bezug von Leistungen aus ihren bundesweiten Rahmenverträgen Rahmenbedingungen fest.

Die Durchführung eines Mini-Tenders inklusive Zuschlagserteilung ist verbindlich und bezieht sich immer auf ein konkretes Vorhaben. Das betroffene Vorhaben muss dabei folgende Mindestbedingungen erfüllen:

• Das zuständige Gremium oder die zuständige vorgesetzte Stelle hat den Abruf im Mini-Tender-Verfahren genehmigt.
• Die Finanzierung ist gesichert und bewilligt.
• Die zentralen Rollen sind mit geeigneten und verfügbaren internen Personen besetzt.
• Das Beschaffungsverfahren wird durch einen internen Mitarbeitenden der Bundesverwaltung durchgeführt.
• Die Projektführungsmethode HERMES (www.hermes.admin.ch) wird eingesetzt.
• Die Grundsätze der Nachhaltigkeit werden berücksichtigt.
• Ist ein Assessment vorgesehen, müssen alle Anbieterinnen, welche ein gültiges Angebot eingereicht und noch reelle Chancen auf den Zuschlag haben, dazu eingeladen werden.
• Eine unterlegene Anbieterin hat Anrecht auf ein mündliches Debriefing mit der jeweiligen Verwaltungseinheit. Hier werden unter Berücksichtigung der Vertraulichkeit die wesentlichen Gründe für die Nichtberücksichtigung des Angebots bekanntgegeben.

In einem Mini-Tender haben alle Zuschlagsempfängerinnen der jeweiligen WTO das Recht ein Angebot zu unterbreiten. MTM stellt sicher, dass alle Zuschlagsempfängerinnen jederzeit transparent über neue Mini-Tender, publizierte Antworten, allfällige Fristverlängerungen und Zuschläge etc. informiert werden.

Die abrufende Verwaltungseinheit akzeptiert mit der Antragserfassung in MTM die oben aufgeführten Rahmenbedingungen.

Sie ist uneingeschränkt verantwortlich für die vollständige Finanzierung sowie die beschaffungs- und vertragsrechtlich korrekte Abwicklung, für die formellen und materiellen Inhalte und insbesondere für die Qualität und Vollständigkeit des Mini-Tender-Verfahrens. Weiter ist das abrufende Amt verantwortlich, allfällige Vorbefassungen transparent auszuweisen und wo immer möglich aufzuheben damit der Zweck gemäss Artikel 2 Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen BöB vollumfänglich eingehalten wird. Dazu gehören folgende Punkte:

• den wirtschaftlichen und den volkswirtschaftlich, ökologisch und sozial nachhaltigen Einsatz der öffent­lichen Mittel;
• die Transparenz des Vergabeverfahrens;
• die Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung der Anbieterinnen;
• die Förderung des wirksamen, fairen Wettbewerbs unter den Anbieterinnen[1], insbesondere durch Massnahmen gegen unzulässige Wettbewerbsabreden und Korruption.

Die Verwaltungseinheit führt den Mini-Tender in eigenem Namen durch und schliesst direkt einen Vertrag mit der Gewinnerin des Mini-Tenders ab. Die Verwaltungseinheit prüft die erbrachten Leistungen und bezahlt diese nach deren Abnahme. Sie rapportiert quartalsweise an die Fachstelle, resp. erfasst die verrechneten Leistungen selber in MTM.

[1] Um einen wirksamen Wettbewerb zu gewährleisten empfiehlt die Fachstelle den Verwaltungseinheiten, dass den Zuschlagsempfängerinnen, wenn immer möglich, mehr Zeit als die gesetzliche Mindestfrist für die Angebotserstellung zu gewähren. Dazu gehört auch die Berücksichtigung der in der Schweiz gängigen Ferienzeiten.