Prestazioni settore TDT, condizioni quadro per le mini-gare e oneri dell'unità amministrativa richiedente

Nell'ambito degli acquisti pubblici, il settore TDT della Cancelleria federale gestisce bandi OMC per prestazioni TIC. Mette il suo portafoglio a disposizione di tutte le unità amministrative dell'Amministrazione federale. Il portafoglio si compone di vari accordi quadro, che servono alle unità amministrative quale base in materia di diritto degli acquisti pubblici. Le attribuzioni di prestazioni incluse negli accordi quadro (le cosiddette mini-gare) sono richieste ed eseguite elettronicamente dalle unità amministrative per il tramite dell'applicazione MTM. Prima di autorizzare le domande, il Servizio specializzato le esamina e formula proposte di miglioramento. All'occorrenza, TDT fornisce consulenza alle unità amministrative nella fase di allestimento della procedura di attribuzione nonché di formulazione del capitolato e dei criteri prima della presentazione di una mini-gara. Il video seguente spiega lo svolgimento delle mini-gare mediante l'applicazione MTM per prestazioni incluse negli accordi quadro del Servizio specializzato:

TDT assicura inoltre la gestione dei contingenti degli accordi quadro per i compiti nel settore del controlling.

Per il TDT è importante il contatto con i servizi richiedenti delle unità amministrative nonché con il mercato degli offerenti. I bisogni correnti in materia di prestazioni TIC vengono registrati, raggruppati e, se la domanda è sufficiente, messi a pubblico concorso in collaborazione con l'Ufficio federale delle costruzioni e della logistica (UFCL).

Il TDT stabilisce condizioni quadro per l'acquisto di prestazioni incluse negli accordi quadro a livello federale.

Lo svolgimento di una mini-gara, inclusa l'aggiudicazione, è vincolante e concerne sempre un progetto concreto. Il progetto in questione deve soddisfare le seguenti condizioni minime:

• l'organo competente o l'autorità superiore competente ha approvato l'attribuzione nella procedura di mini-gara;
• il finanziamento è assicurato e autorizzato;
• i ruoli centrali sono ricoperti da personale interno idoneo e disponibile;
• la procedura di appalto è condotta da un collaboratore interno dell'Amministrazione federale;
• è impiegato il metodo di gestione dei progetti HERMES (www.hermes.admin.ch);
• i principi della sostenibilità sono tenuti in considerazione;
• se è previsto un assessment, tutti gli offerenti che hanno presentato un'offerta valida e che hanno ancora una reale possibilità di aggiudicarsi il contratto devono essere invitati a partecipare;
• gli offerenti che non hanno ottenuto l'aggiudicazione hanno diritto a una riunione a conclusione della procedura con l'unità amministrativa coinvolta. I motivi essenziali dell’eliminazione dell’offerta sono comunicati nel rispetto delle regole di confidenzialità.

In una mini-gara tutti gli aggiudicatari hanno il diritto di presentare un'offerta per il rispettivo bando OMC. L'applicazione MTM garantisce che tutti gli aggiudicatari siano sempre informati in modo trasparente sulle nuove mini-gare, sulle risposte pubblicate, sulle eventuali proroghe delle scadenze, sulle aggiudicazioni ecc.

Con la registrazione della sua domanda nell'applicazione MTM, l'unità amministrativa richiedente accetta le condizioni quadro summenzionate.

L’unità amministrativa richiedente è pienamente responsabile sia del finanziamento sia dello svolgimento corretto sotto il profilo del diritto contrattuale e degli acquisti pubblici, dei contenuti formali e materiali e, soprattutto, della qualità e della completezza della procedura di mini-gara. È inoltre responsabile di individuare in modo trasparente eventuali preimplicazioni e, ove possibile, di annullarle, in modo da rispettare pienamente l'obiettivo di cui all'articolo 2 della legge federale sugli appalti pubblici (art. 2 LAPub). Questo include i seguenti punti:

• un impiego dei fondi pubblici economico, nonché sostenibile sotto il profilo ecologico, sociale e dell’economia pubblica;
• la trasparenza della procedura di aggiudicazione;
• il trattamento paritario e non discriminatorio degli offerenti;
• il promovimento di una concorrenza efficace ed equa tra gli offerenti[1], in particolare mediante misure contro gli accordi illeciti in materia di concorrenza e contro la corruzione.

L’unità amministrativa conduce la mini-gara a proprio nome e conclude direttamente un contratto con il vincitore. Essa verifica le prestazioni fornite e le paga dopo la consegna. Fa rapporto ogni tre mesi al TDT e registra direttamente le prestazioni computate nell'applicazione MTM.

[1] Per garantire una concorrenza efficace, per la presentazione delle offerte il TDT raccomanda alle unità amministrative di concedere agli aggiudicatari, se possibile, scadenze più lunghe rispetto ai termini minimi previsti dalla legge. A tal proposito vanno presi in considerazione anche i periodi di vacanza usuali in Svizzera.