Les mini-tenders sont des mises au concours subordonnées à un contrat-cadre conclu avec un adjudicataire au terme d’une procédure d’adjudication. Ils découlent donc d’un contrat-cadre du point de vue du droit des contrats (CO), mais ils ne sont pas soumis au droit des marchés publics (LMP). Les contrats-cadres ne contiennent pas d’obligations directes de fournir telle ou telle prestation. Ils ne définissent que les conditions (conditions-cadre, prix et volumes) et la période dans lesquelles les futures prestations devront être fournies. C’est sur ces contrats que les services demandeurs se fondent pour organiser des mini-tenders.
Ce choix a été motivé en premier lieu par le nombre de prestations informatiques demandées et la nécessité de les contrôler. Le projet a commencé avec l’appel d’offres OMC 16025 ALPIN (décision du Conseil fédéral du 30 avril 2014). Le processus de traitement des mises au concours qui se faisait manuellement via MS Office a été remplacé par une solution moderne, entièrement numérisée, plus rapide, plus simple et plus transparente. La loi fédérale sur les marchés publics (LMP; RS 172.056.1) est respectée.
Un nouveau modèle économique a été développé pour les mini-tenders. Le service demandeur et le fournisseur interagissent. On parle de marché biface. Il a donc été possible d’intégrer adroitement un processus de mise au concours optimisé dans le logiciel à la demande (SaaS - software as a service) MTM. Les clients et les fournisseurs interviennent directement dans le processus numérisé.
Le MTM est le fruit d’un projet auquel les différents acteurs intéressés ont pu participer. Son objectif était de transformer les processus de mise au concours en passant d’un système où les documents de demande et d’approbation étaient traités individuellement à une collaboration entièrement numérisée axée sur le client. Grâce au MTM, les processus deviennent plus simples et plus sûrs pour toutes les parties concernées. Tout le monde y gagne, en particulier les PME, qui peuvent présenter des offres respectant les exigences de forme, même en cas de ressources administratives limitées.
