Il s’agit d’exigences relatives à l’obtention de prestations, au financement et à la conformité des mini-tenders aux droit des marchés publics et des contrats.
Le secteur TNI de la Chancellerie fédérale organise des appels d’offres OMC concernant des services informatiques destinés à toute la Confédération. Son portefeuille est à la disposition de toutes les unités administratives. Il comprend différents contrats-cadres qui peuvent leur servir de base pour acquérir des services. Les mini-tenders sont des mises au concours découlant de contrats-cadres. Ils peuvent être demandés (par les unités administratives) et menés dans le logiciel MTM. TNI examine les demandes et propose des améliorations avant de les libérer. Si nécessaire, il aide les unités administratives à organiser la procédure de mini-tender et à définir le cahier des charges et les critères. La vidéo suivante explique comment utiliser le logiciel MTM pour organiser un mini-tender sur la base d’un contrat-cadre.
TNI assure en outre la gestion des contingents alloués aux contrats-cadres (tâches soumises au contrôle de gestion).
Il est important qu’il soit en contact avec les unités demandeuses et les soumissionnaires. Il recense les besoins en services informatiques, les regroupe et, si la demande est suffisante, lance des appels d’offres en collaboration avec l’Office fédéral des constructions et de la logistique.
Le secteur TNI fixe les conditions auxquelles les prestations découlant de ses contrats-cadres peuvent être obtenues.
Une fois lancé, un mini-tender, y compris son adjudication, est contraignant. Il doit toujours être en lien avec un projet concret. Celui-ci doit respecter au moins les conditions suivantes :
Dans le cadre d’un mini-tender, tous les adjudicataires d’un appel d’offres OMC ont le droit de soumettre une offre. Le logiciel MTM permet de s’assurer que tous les adjudicataires reçoivent en permanence, et de manière transparente, les informations importantes, comme les nouveaux mini-tenders, les réponses publiées, les éventuelles prolongations de délai et les adjudications.
L’unité administrative ne saisit sa demande dans le MTM que si elle accepte les conditions susmentionnées.
Elle est entièrement responsable du financement, de la conformité au droit des marchés publics et des contrats, des contenus, sur les plans formel et matériel, et en particulier de la qualité et de l’exhaustivité de la procédure de mini-tender. Elle doit en outre indiquer de manière transparente les éventuelles préimplications, et y remédier, afin que les buts visés à l’art. 2 LMP soient respectés, à savoir :
L’unité administrative organise le mini-tender en son nom et passe un contrat directement avec le gagnant. Elle contrôle les prestations fournies et, après réception de celles-ci, procède aux paiements. Elle établit des rapports trimestriels à l’intention du TNI. Pour ce faire, elle saisit elle-même dans le MTM les prestations facturées.
[1] Afin de garantir une concurrence efficace, TNI recommande aux unités administratives d’accorder aux adjudicataires, dans la mesure du possible, plus de temps pour préparer leurs offres que le délai minimal prévu par la loi. Il convient aussi de prendre en compte les jours qui sont généralement fériés en Suisse.
